Quel droit à la formation un employeur doit-il garantir à ses salariés ?

En plus d’avoir réformé le Compte personnel de formation (CPF) et introduit un dispositif dédié à la reconversion professionnelle et la promotion par l’alternance (Pro-A), la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, a modifié en profondeur le système de l’apprentissage et de la formation professionnelle. Parmi les 116 articles du code du travail s’y référant, l’article L. 6321-1 précise que "l'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences, y compris numériques, ainsi qu'à la lutte contre l'illettrisme". Au cœur de la réforme, la volonté d’organiser la formation et de faciliter au maximum son accès pour les salariés. 

En conséquence, l’employeur doit remplir une série d’obligations qui s’organisent autour de 3 grands piliers : l’adaptation au poste de travail, la capacité à occuper un emploi et, la reconnaissance et l’évolution des compétences du salarié. En d’autres termes, l’employeur doit s’assurer que tous les salariés sont en mesure de faire face aux différentes adaptations technologiques et de réussir, au mieux, les prises de poste ou les retours de congés de longue durée, maternité ou paternité, voire maladie. Il doit permettre à chaque salarié de développer son employabilité sur le marché du travail à travers l’amélioration de ses compétences. Et enfin, il doit valoriser les compétences acquises lors des formations pour qu’elles soient mises au service de l’évolution des carrières professionnelles.

Quelles sont les obligations des entreprises en matière de formation ?

Remplir un devoir d’information auprès des salariés

C’est l’objectif principal de l’entretien professionnel, rendu obligatoire par la loi de 2018 qui doit avoir lieu tous les deux ans, pour échanger avec chaque salarié sur ses compétences et ses perspectives d’évolution professionnelle. Cet entretien est un moment privilégié pour faire le point sur ses besoins de formations et l’informer de ses droits ou des opportunités qui s’offrent à lui en la matière.

Faire un bilan des actions de formation mises en place

Tous les 6 ans, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont l’obligation  d’organiser un entretien de bilan des formations suivies par chaque salarié sous forme d’état des lieux récapitulatif. Grâce aux formations suivies tout au long de sa carrière, le salarié a acquis de nouvelles compétences, a progressé dans un certain nombre de domaines : l’entretien de bilan permet de faire un point formel sur ces évolutions.  À cette occasion vous devez également vérifier que le salarié a participé à 3 entretiens professionnels et a suivi, a minima, une formation non obligatoire.

Identifier les besoins de formation de ses employés 

Toute entreprise a l’obligation d’informer ses salariés sur la possibilité d’avoir recours à Mon Conseil en évolution professionnel (Mon CEP), en vue notamment de la préparation de l’entretien professionnel. Il faut veiller à laisser le temps aux salariés de préparer cet entretien et de recourir à Mon CEP qui leur sera alors une aide précieuse pour aider à formaliser leurs souhaits d’évolution professionnelle et à identifier précisément les formations y répondant le mieux, en prenant en compte le format, la durée, le contenu, la pertinence, les possibilités de financement… Avec pour objectif final de s’assurer que les choix de formation des salariés servent au mieux l’évolution de leurs parcours, en y intégrant le cas échéant les besoins de l’entreprise.

Élaborer un plan de formation adapté aux besoins de tous 

Toute entreprise doit élaborer un plan de développement des compétences, remplaçant depuis 2019 le plan de formation, pour recenser les formations proposées à son initiative à ses salariés, obligatoires et non obligatoires. Le plan de développement des compétences est l’un des piliers de la stratégie d’une entreprise puisqu’il lui permet de répondre à la fois à ses besoins et aux souhaits d’évolution professionnelle de ses salariés. Après arbitrage, le plan de développement des compétences peut intégrer les demandes de formations des salariés, recueillies notamment via l’entretien professionnel.

Financement de la formation de vos salariés 

Dans le cadre du plan de développement des compétences, le financement est pris en charge par l’employeur.

De manière générale, la loi du 5 septembre 2018, ce dernier a l’obligation de contribuer financièrement à la formation professionnelle et à l’apprentissage sous la forme d’un montant à verser qui varie selon la taille de l’entreprise. Il s’agit de la contribution à la formation professionnelle (CFP). Jusqu’en 2022, chaque entreprise devait la verser à des organismes - les opérateurs de compétences (OPCO) anciennement organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) -  mais c’est désormais l’URSAFF qui collecte cette contribution. 

Dans le cas de certaines situations,  les frais pédagogiques sont pris en charge par les organismes financeurs et selon les formations visées, l’employeur prend en charge tout ou partie des frais liés à la logistique (transport, repas).  

Le montant de la contribution peut être supérieur au minimum légal si un accord de branche le prévoit ou si l’entreprise décide librement de réaliser des versements volontaires plus élevés. En cas de non versement, vous prenez le risque de devoir payer une contribution majorée avec des intérêts de retard. Si une fraude manifeste est avérée, des sanctions pénales pourront vous être appliquées.

S’assurer que vos salariés puissent suivre leurs formations pendant leur temps de travail 

S’il s’agit d’une formation obligatoire (en vertu de dispositions réglementaires ou légales ou inscrite dans le plan de développement des compétences) conduisant le salarié à acquérir de nouvelles compétences nécessaires à l’exercice de son activité, celle-ci se déroule dans tous les cas sur ses heures de travail avec un maintien de sa rémunération. Les formations non obligatoires, favorisant la montée en compétences d’un salarié sur un ou plusieurs domaines non liés à son poste de travail et ayant pour finalité son évolution professionnelle, pourront se dérouler sur ou en dehors des heures de travail, avec l’accord préalable du salarié si l’initiative vient de l’employeur. Dans le premier cas, la rémunération du salarié sera maintenue, dans le deuxième, il ne peut prétendre à aucune rémunération de la part de l’employeur.

Veiller à l'égalité d'accès à la formation pour tous les salariés, sans discrimination 

Une étude publiée par le Centre d'études et de recherches sur les qualifications en 2023, a mis en évidence les disparités d’accès à la formation : les travailleurs les moins qualifiés y  ont nettement moins accès que les autres. Parmi les raisons qui expliquent ce résultat, ressort nettement le manque d’information cité le plus souvent par les non-diplômés.  

Le Conseil en évolution professionnelle est une ressource précieuse pour vous aider à rendre la formation accessible à tous en offrant à chacun de vos salariés un espace d’échange gratuit et confidentiel avec des conseillers qualifiés. Ils assurent un niveau d’information égal entre tous vos collaborateurs sur les possibilités d’évolution professionnelle s’offrant à eux.

Encourager la validation des acquis de l'expérience (VAE) comme reconnaissance des compétences acquises 

Pour gérer son capital « compétences », une entreprise doit à la fois répondre à ses besoins de recrutement, de qualifications et proposer à ses salariés des évolutions pour leur carrière. Le dispositif de VAE répond à l’ensemble de ces objectifs. Composante essentielle de la formation professionnelle, une VAE sécurise un parcours professionnel tout en débouchant sur de nouvelles opportunités pour le salarié : formations complémentaires, mobilité interne, projet de reconversion... La réussite d’un projet de VAE repose sur un accompagnement adapté à chaque étape clé du parcours, ce dont s’assurent les conseillers de Mon CEP, quand ils épaulent vos salariés dans leur démarche.

Garantir la qualité des formations dispensées  

Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation doivent être titulaires de la certification Qualiopi qui atteste de la qualité des prestations proposées sur la base du Référentiel National Qualité (7 critères et 32 indicateurs). Véritable gage de qualité, de transparence et de visibilité, une certification Qualiopi est également indispensable à un organisme de formation pour être financé par les opérateurs concernés. Pour choisir une formation, pensez à bien vérifier d’autres critères comme la renommée de l’organisme de formation, la reconnaissance de son expertise, les taux de réussite, les certifications sur lesquelles débouchent les formations…

Respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière de formation professionnelle 

Tout employeur a l’obligation de veiller à la santé et à la sécurité de ses salariés. En conséquence, la loi dispose (article R4141-3 du Code du travail) que des formations obligatoires liées à la sécurité doivent être organisées par chaque entreprise et adaptées à son secteur d’activités. Elles ont pour objectif de garantir la sécurité de l’ensemble des salariés sur leur lieu de travail, de protéger leur santé et de leur fournir les outils nécessaires à leur bien-être.

A chaque étape, Mon CEP peut vous épauler dans vos démarches 

En partageant son expertise en matière d’évolution professionnelle avec vos salariés, dans un cadre confidentiel et de façon gratuite, Mon CEP les aide à devenir pleinement acteur de leur vie professionnelle. Toutes les obligations que vous devez remplir en matière de formation débouchent sur des actions concrètes à mettre en place (entretien professionnel, entretien de bilan, plan de développement des compétences…). Mon CEP vous aide à les impulser et les cadrer au sein de votre organisation pour qu’elles soient utiles et impactantes pour tous.